Stabsarbete – lika lätt som att bygga hus

GRU ska utvärdera det nya svenska försvaret. Nej, det är inte densovjetiska militära underrättelsetjänsten, utan förkortningen står för grupputvärdering. Ett av de viktigaste uppdragen för GRU på Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) blir att analysera vårens försvars-demonstration i Enköping. Nu sneglar försvaret på byggbranschens parallella arbetssätt.

Alla har väl sett hur ett hus byggs. Först görs marken i ordning och sedan kommer allt slag i slag i en enda lång kedja. Många jobbar samtidigt med olika saker. Och så står huset klart. Byggplatsen ändrar utseende nästan från en dag till en annan. Det ena gänget specialister avlöser det andra. Det är inte längre något myller av människor utan en massa små lag som samverkar. Knappt är det ena gänget färdigt förrän nästa tar vid. Det går att ana att det finns någon sorts plan och metod som ligger bakom. Förmodligen görs det på dator, tänker man.

Och så är det. Metoden kallas parallellt ingenjörsarbete eller concurrent engineering och har länge använts i byggsektorn. Nu är den på väg in i tillverkningsindustrin – och i det svenska försvaret.

På samma sätt som ett hus byggs ska förband ledas i framtiden. Det kräver nya arbetssätt och IT-verktyg. Det är detta som prövas nu när det nya ledningssystemet utvecklas. En viktig milstolpe är vårens demonstration (kallad Demo 05V) i utvecklingscentrumet i Enköping.

I korthet är poängen att staber i en hier-arki ska arbeta parallellt. Om det finns staber i fyra nivåer börjar den översta staben med att formulera en målbild. Hur detta arbete framskrider har de andra staberna insyn i genom olika typer av hjälpmedel. Knappt har den översta staben börjat med sin målbild förrän staben inunder börjar med sin. Och så fortsätter kedjan.

Tidigare skulle den första staben i stort sett vara klar och ha kommit fram till att skriva ut order för verkställighet innan nästa stab tog vid. Om alla staberna kommer igång tidigare innebär det att det tar kortare tid innan den sista staben är klar.

Ledningsmodeller utvärderas

För att det här ska fungera krävs att staberna har bra verktyg och metoder. Det ställer också stora krav på samverkan och samordning. Händer något oväntat som kräver att den högsta staben måste tänka om, är risken stor risk att det blir en väldig röra i staberna under. I den gamla världen stannade kaoset i en stab, det spreds inte vidare.

Det är bland annat detta som prövas i Enköping. Den som har ansvaret för utvärderingen och sitter mitt i smeten är Olof Söderqvist vid Totalförsvarets forsknings-institut (FOI). Han har sett ledningsmodeller komma och gå och har utvärderat de flesta. Nu leder han GRU, vilket står för grupputvärdering.

– Egentligen ville vi kalla oss Ledsyst U. Det finns ju Ledsyst T för teknik, Ledsyst M för metod, Ledsyst P för personal och Ledsyst O för organisation. Men försvaret ville inte ha ett Ledsyst till, så detta var vår lilla hämnd. Det kan ju finnas någon som minns kalla kriget och vet att GRU då stod för den sovjetiska militära underrättelsetjänsten, säger Olof Söderqvist.

GRU är ett stöd till Högkvarterets utvecklingsenhet för ledningsförbanden, förkortat KRI LED UTV, och hela Ledsyst är det första stora steget mot det nätverksbaserade försvaret (NBF).

En av de viktigaste uppgifterna för GRU är att tillsammans med övriga ”ledsystar” utvärdera demonstrationerna. Det sker två sådana varje år. Inför varje demonstration diskuteras vilka metoder, verktyg och processer man vill studera i olika experiment.

Varje demonstration med utvärdering är en process som tar ett par månader. Demonstrationerna drivs som experiment som liknar spel. Efter varje spel undersöker GRU hur det gick. Tillsammans med deltagarna utvärderas hur det har gått och den erfarenheten tas med in i nästa spel. Och så håller det på tills deltagarna kört igenom tre–fyra spel. Utvärderingen bygger på enkäter, observationer, intervjuer och uppföljning av vad som sker på stabernas verktyg.

– I spelen studeras verktyg och metoder. Detta ingår i en av våra uppgifter, att stödja utvecklingen, säger Olof Söderqvist. Vår andra stora uppgift är att uttala oss om nyttan med hela Ledsyst 2006, både vad gäller teknik och metoder. Då ska vi kunna säga vad som är kostnadseffektivt, vad som kan förbättras och vad som bör utgå. Detta ska vara klart vid årsskiftet 2006/2007.

Evighetssnurra

För att kunna göra denna utvärdering har GRU skapat en övergripande metod. Arbetet bygger på frågeställningar och systemmål. Målen ska försöka beskriva vad Ledsyst kan bli. På slutet av varje demonstrationscykel kommer en rekommendation, som sedan stoppas in i processen igen så att det blir som en evighetssnurra.

Den metod som används för planeringen under experimenten kallas planering under tidspress (PUT). Man försöker utveckla den så att den går att arbeta med parallellt, då kallas den för PPUT. Verktygen som studeras är de som används vid stabsarbetet.

I stabsarbetet testas bland annat kommersiella dataprogram som Info Work Space (IWS). Det är ett program som är vanligt i näringslivet och används för att hela organisationen ska kunna vara med i planeringen även om kontoren är långt ifrån varandra.

– IWS:en har fungerat mycket bra. Staberna får en inblick i varandras arbete och kan följa planeringen hos varandra.

– Vi har också testat ett videokonferensprogram kallat Click to meet. Den tekniken är inte mogen än. Fortfarande är det personliga mötet överlägset. Den som är i samma rum kan avläsa reaktionerna i de andras ansikten. Denna viktiga del missas fortfarande med en videokonferens. Fast det är förstås bättre med videokonferens än med telefonkonferens.

– En tredje teknik är den tjänste-demonstrator som är Försvarets materielverks (FMV) stora bidrag. Där finns det fortfarande mycket kvar att göra innan den fungerar. Hittills har den mest använts för kartpresentation. I framtiden är den tänkt att kunna klara av de flesta tjänster. Det framtida ledningssystemet ska ju bli tjänstebaserat, det vill säga beställaren talar om vilken tjänst (exempelvis markmålsbekämpning) han eller hon vill ha utförd i stället för att begära ett system eller förband (exempelvis artilleribataljon).

– Det finns mycket annan ny teknik som databaser och kommunikation, men dit har vi inte kommit än i demospåret, säger Olof Söderqvist. Vårens demonstration kan ses som ett steg mot höstens större övning. Då ska planeringen gå ända ned till soldatnivå och då blir demonstrationen som en mindre manöver med nätverkssoldater och staber ute i riktiga organisationer. Vårens demonstration är i laboratoriemiljö i Utvecklingscentrum i Enköping.

För mycket på en gång

Olof Söderqvist har lett många projekt på försvarets väg in i den nya tiden.

– Det började med det som kallades Dominant Battlespace Awareness (DBA). Med det menades att man skulle ha ett informationsöverläge på slagfältet. Det var en del av Revolution in military affairs  (RMA). I RMA ingick inte bara information och ledning utan också hur informationen skulle användas och leda till insats och verkan.

– Jag trodde att vi först skulle gå vidare med DBA, men så blev det inte utan hela ledningsdelen bröts ut inklusive informationshantering. Men den är så stor att jag tycker att det har blivit för mycket att genomföra på en gång. Har försvaret tagit sig vatten över huvudet? Borde problemen ha angripits mer successivt i andan av evolutionär utveckling, som ju just är detta med att ta många mindre steg successivt?

– Uppdraget GRU började 2002. Det var bestämt att utvecklingen skulle vara frågedriven och evolutionär, det vill säga vi skulle ha några centrala frågeställningar och gå stegvis fram, säger Olof Söderqvist.

Men det var lättare sagt än gjort. Det är svårt att vara evolutionär i försvaret. Kulturen och reglerna sätter stopp. Dessutom byggde den evolutionära utvecklingen på samordning, men den som skulle samordna alla de olika ledsystdelarna hade inte bestämmanderätt. Detta blev sålunda inte ett projekt. Försvarsmakten var kanske avskräckt efter tidigare IT-äventyr.

Därför blev det också svårt att hålla samman och inrikta Ledsyst, vilket ledde till att det sattes upp halvårsvisa mål och nu är Ledsyst därför hårdare styrt. Det har blivit ett vanligt sekventiellt projekt med vissa evolutionära inslag.

GRU har en kärna på fyra–fem personer. Vid demonstrationer fördubblas styrkan. Årsbudgeten ligger på 8,5 miljoner kronor, vilket är en liten minskning jämfört med året innan.

De stora pengarna går till teknikprojektet LedsystT, som drivs av FMV. Metoddelen (LedsystM) kommer inte i närheten av deras budget.

– Vi från utvärderingssidan har tyckt att det är en snedfördelning mellan teknik och metod, och menar att försvaret borde ha satsat på att studera praktiska problem mer metodmässigt. Ett exempel kunde ha varit att testa ett system för att följa de egna förbanden, blue force tracking. Genom att använda teknik och metod tillsammans så skulle det ha blivit ett ”projekt inom projektet”. Detta skulle ha drivits fram till en demonstration. Vi kunde gjort på  samma sätt med en rad olika system och på så vis kunnat klara av flera viktiga delområden, som sedan kunnat visa upp tydliga resultat.

Viktigt med praktiska erfarenheter

Nu tycker Olof Söderqvist att det känns som om försvaret försöker att rita upp hela kartan nästan innan man kör igång.

– Det påminner om att göra hela stadsplanen innan ett enda hus är byggt. Det ska skrivas regler för allt. Våra IT-experter på FOI säger att man måste skapa praktiska erfarenheter först, innan man kan göra hela planen. Det krävs misstag och erfarenheter för att gå vidare. En stadsplan bygger ju på alla de erfarenheter man fått genom åren genom att bygga hus och vägar på just den platsen. Jag tycker att det verkar vara en positiv omsvängning på gång. De stora företag som utsetts att bygga nätverket säger nu att de behöver veta mer om den praktiska tekniken innan de kan skriva reglerna.

Metod eller teknik. Hönan eller ägget. Vad kommer först?

– Det beror på om man tror att människan och metod är det viktigaste eller om man sätter tekniken främst. RMA-tanken har varit väldigt inriktad på teknik, men man ska också komma ihåg att det inte blir något RMA om inte arbetssätt och doktrin också förändras.

Jan-Ivar Askelin text, Martin Ek grafik, Framsyn 2005/2