Operationsanalys guide till bästa resultat

Operationsanalyser används inom försvaret för att lösa komplicerade problem och ta fram beslutsunderlag.  Men Karin Mossberg på Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) anser att metoden skulle lämpa sig väl även inom civila områden som sjukvården, äldreomsorgen eller för att förbättra Stockholms trafiksituation.

Operationsanalys är att använda vetenskapliga metoder för att lösa icke-vetenskapliga problem. Och vad är sådana problem frågar sig Karin Mossberg på FOI och svarar att det kan vara allt från att optimera transporterna vid internationella insatser till att se över Högkvarterets nya organisation.

Karin Mossberg leder ett projekt för att utveckla olika metoder som operationsanalytiker kan använda. Hon håller med om att det inte är så lätt att sätta fingret på vad operationsanalys och operationsanalytiker är.

– En operationsanalytiker ska hjälpa till att ta fram ett beslutsunderlag. Det är just detta att verksamheten ska leda fram till ett beslut som är karaktäristiskt. Annars blir det svårt att dra en gräns mellan operationsanalys och alla de olika delområden som kan ingå i operationsanalys som matematik, logistik, problemstrukturering och så vidare.

Komplexa problem

Ett annat utmärkande drag är att problemen ska vara komplexa. Att bestämma vilken klänning man ska ha på festen är inte ett jobb för en operationsanalytiker hur svårt beslutet än är att fatta.

– Operationsanalytiker är inga forskare, säger Karin Mossberg. Våra resultat tillför sällan något till det vetenskapliga samfundet. Vi är inga vetenskapare, men vi använder vetenskapliga metoder för att lösa problem. Det innebär helt enkelt att man ska vara systematisk, kunna dokumentera vad man gör och var man fått sin information från samt att använda beprövade metoder.

Svårbeskrivbara uppgifter

Det är svårt att få en operationsanalytiker att beskriva yrkets innersta kärna och det tror Karin Mossberg beror på att analytikern lever i två världar och därmed har två identiteter.

– Å ena sidan är man kunnig i sitt fack som till exempel att man är bra på statistiska metoder eller analytiska spel. Å andra sidan är man också kunnig på sitt sakområde som för FOI:s analytiker är den militära miljön.

Och det var också så det började. Både i den stora världen och i Sverige. Man brukar säga att operationsanalysen slog igenom under andra världskriget.

– Det var då man plockade in vetenskapsmän i försvaret som man använde som rådgivare inför taktiska och operativa beslut. Vetenskapsmän hade ju använts tidigare. Skillnaden nu var att vetenskapsmännen kunde visa fram underlag som det gick att fatta viktiga beslut på. Militären lät vetenskapsmännen själva leta efter problem som de trodde att de kunde lösa. I mycket blev kriget som ett experiment där man kunde ändra det taktiska uppträdandet och analysera resultatet. Det vanligaste exemplet på operationsanalys från den här tiden är hur man räknade sig fram till det bästa skyddet för de allierades konvojer. Att slaget om Atlanten mot de tyska ubåtarna kunde vinnas var till viss del operationsanalytikernas förtjänst.

Operationsanalysen började som en militär verksamhet som efter kriget spred sig till det vanliga samhället.

– I USA och Storbritannien är operationsanalys fortfarande ett stort område och man kan till och med disputera i ämnet, säger Karin Mossberg.

Till Sverige kom operationsanalysen under 1950-talet. 1958 inrättades en speciell avdelning på FOA som arbetade med operationsanalys för militära tillämpningar. Den historiska bakgrunden till ämnet gör att det fortfarande kallas för operationsanalys inom FOI. Utanför den militära världen används inte beteckningen så ofta även om man arbetar med operationsanalys även där. I stället beskrivs område som logistik, optimering, modellering och simulering och så vidare.

Och vad gör då FOI:s operationsanalytiker i dag?

– Vi bygger vidare på traditionen, säger Karin Mossberg. Vi deltar i Försvarsmaktens studier. Det kan gälla inför beslut om att skaffa ett nytt system eller att införa en ny taktik. Vi deltar också i försvarets olika övningar och har bland annat utvecklat en modell för att utvärdera arméövningar. Vi finns också med i den marina taktikutvecklingen. Och så har vi operationsanalytiker som det är svårare att sätta en speciell etikett på. Det är analytiker som sitter på Högkvarteret och arbetar med att stödja olika processer, hjälper till att utveckla doktriner och med att besvara dagsaktuella frågor. Ska man se en trend så är det att den delen av operationsanalysen har växt och studiedelen har minskat.

En annan allmän trend inom operationsanalysen är att använda en mix av hårda matematiska metoder och mjuka verbala.

– Under 1960-talet trodde man att det skulle gå att räkna sig fram till problemens lösning. Men världssvälten lämpade sig inte för formler. Problemen var inte så enkla som man trodde. Människans beslut lät sig inte modelleras matematiskt. Då tog man fram mjukare metoder där man strukturerade problemen och klädde dem i ord. Och nu verkar pendeln ha svängt igen.

– Det vi har lärt oss från den militära verksamheten är att problemen inte är enkla. De är komplexa. Om vi skapar en taktik så kommer motståndaren att anpassa sig till den nya taktiken och göra motdrag. Det måste vi få med i vår analys. Ofta är det en väldig röra. På vårt fackspråk kallas det för en mess.

Och därmed är vi inne på vad Karin Mossberg skulle vilja använda operationsanalytikerna till utanför den militära världen. Ett typiskt exempel på röra är Stockholmstrafiken.

Hur skulle en operationsanalytiker närma sig detta komplexa problem?

– Det är naturligtvis inte så enkelt som att bara bygga en ny väg för att det blir fler bilar. Vi skulle ta ett vidare grepp och försöka att fånga in vad som är det verkliga problemet bland alla olika problem som utgör den här situationen. I vår militära vardag jobbar vi mycket med experter. I trafikfallet skulle vi nog ta in synpunkter från alla som är berörda av trafiken. Vi skulle lyssna till dem som åker bil, buss och tunnelbana, dem som håller i planering och budget och dem som bor vid trafiklederna. Vi skulle få in så många synpunkter som möjligt och så kunde vi rita upp en karta över problemen och se mönster och kopplingar. Vi skulle också fråga oss varför man tar bilen mellan A och B. Det kanske är för att handla. Skulle man då kunna flytta affären så att resorna minskar?

Och om ni ändå kom fram till att det behövdes fler vägar?

– Då kan vi göra simuleringsmodeller och leka med att bygga till en väg här eller sätta upp ett trafikljus där. Och så kan man se hur trafiken förändras så att inte köerna bara flyttar på sig. Vad som är svårare att få grepp på är som sagt människors beslut. Om det är lättare att åka bil kanske fler väljer bilen? Det här måste man också ha koll på och då får man ta in beteendevetare.

Nu när vi löst Stockholms trafikkaos kanske Karin Mossberg har fler förslag?

– Ett verkligt getingbo att ge sig in i är den politiska beslutsprocessen. Jag kan tycka att det fattas mycket beslut bara för att någon bestämt att det ska vara på ett visst sätt. Det är väldigt lite av att samla information, analysera problem och sedan fatta beslut – åtminstone på den kommunala nivån som jag har erfarenhet av. Det är väldigt mycket tyckande och lite tänkande bakom de politiska besluten.

– Ett annat område är sjukvården. Det kanske jag tänker på därför att jag känner många läkare som förklarar problemen för mig. Men nog skulle en operationsanalytiker hitta saker att bita i som hur man fördelar arbetsuppgifter mellan läkare och annan personal och hur man mäter framgång. Det vill säga hur man kommer fram till ett effektmått. Ett närliggande område är äldreomsorg i hemmet. Här finns det lyckade exempel på hur operationsanalytiker utanför FOI har lyckats förbättra schemaläggningen. Vad är viktigast: att hemvårdaren reser från A till B till lägsta kostnad eller att så många männi-skor som möjligt får hembesök?

Nya sakområden

Så nog verkar det finnas jobb för operationsanalytikerna även utanför de militära staketen.

– Det vi kan ta med oss ut är vår kunskap om metoderna och insikten om att problemen ofta är komplicerade. Däremot måste vi bygga upp en ny kunskap om det nya sakområdet. Vi säger också att de operationsanalytiker vi skickar ut inte är hela resursen, de har hela FOIs samlade kunskap i ryggen. Det är det som är skillnaden mellan vanliga konsulter och operationsanalytiker från FOI. De vi har på fältet är känselspröten. De sitter i fikarummen och har störst insikt inom FOI vad som är Försvarsmaktens problem. Operationsanalytikerna är nog också våra bästa marknadsförare, både för att de gör ett bra jobb och för att de vet vad som finns i forskningsorganisationen. Det är därför som tjänsten varvas mellan att vara ute på fältet och vara inne i FOI-huset.

Annars är ju risken att analytikern börjar tänka som en officer. Och det var knappast det som Försvarsmakten frågade efter.

Jan-Ivar Askelin Framsyn 2005/3